El email es un canal directo y la mejor forma de llegar a usuarios y clientes, que sabemos positivamente que llega a su bandeja de entrada.
Durante años, igual que otros canales de “comunicación digital” entre empresas y usuarios, el email marketing ha tenido libertad de actuación en cuanto a criterios de captación de usuarios o posibles clientes, y el consentimiento de los mismos. Pero el desarrollo de Internet está sujeto, cada vez más, a generar vías de control para poder proteger a usuarios y establecer cierto orden en un entorno que, si no, sería prácticamente incontrolable.
Para ese control nace el RGPD. Un reglamento que vino a poner orden en la gestión de los datos.
Vamos a resumir, los conceptos que se deben cumplir en el envío de email marketing y a la gestión de los contactos para esa finalidad, según el RGPD.
Captar usuarios
Para recopilar datos de contactos, para nuestras comunicaciones digitales, debemos de tener en cuenta lo siguiente:
Siempre de forma clara y transparente, que le informemos de quienes somos, cual es la finalidad del envío, y esa información debe salir tanto en digital como en papel. Y siempre poner en el Asunto una frase que identifique la finalidad, para que el usuario pueda decirdi si quiere o no leerla antes de abrirla.
Consentimiento
El consentimiento expreso es una de los principios más importantes en el envío de comunicaciones, y esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna acción para demostrar que quiere recibir esas comunicaciones digitales. Esta acción es la de marcar una casilla para aceptar dichas comunicaciones. Y ya no sirve el dejar las casillas marcadas por omisión.
Confirmación
A la confirmación, se le llama habitualmente doble opt-in, este sistema nos asegura que el usuario está de acuerdo en recibir nuestros envíos.
El usuario recibe un mail, con el enlace de confirmación, a posterior de haber rellenado el formulario con sus datos personales.
Esta confirmación es una seguridad para nosotros, los receptores y a la vez una prueba argumental de los emisores para el cumplimiento del RGPD.
Y si vamos un poco más allá en seguridad es para protegernos de posibles suscripciones realizadas por terceros.
Conservación
La conservación, aun después de RGPD, es una laguna en el RGPD.
No existen medidas concretas que digan que debemos hacer, únicamente, debemos de especificar en sus cláusulas informativas, el tiempo de conservación de los datos.
Como premisas generales, además de las mencionadas anteriormente, deberemos de implementar en cada email un link en el que el usuario pueda dar de baja la suscripción en cualquier momento, por ejemplo con un link para darse de baja.
Aunque el RGPD parezca poner trabas al email marketing, es lo contrario, la empresa que aplique los principios aquí expuestos dara una imagen de seriedad y cumplimiento para con los datos personales de los usuarios, que seguramente cada vez más el usuario agradece y valora
Además esto comporta que a lo mejor, que nuestra base de datos de posible clientes sea menor, pero de mayor calidad, ya que los usuarios que estén en nuestra base de datos lo harán de forma consciente y a la vez genera un mejor engagement y, seguramente aumentará los ratios de apertura.
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